Datenschutz beginnt vor dem ersten Anruf
Telefonie verarbeitet regelmäßig personenbezogene Daten. Deshalb reicht eine allgemeine Aussage zur DSGVO nicht aus. Entscheidend sind die konkreten Gesprächsabläufe, die Kategorien erfasster Daten, die beteiligten Auftragsverarbeiter und die Information der Anrufenden.
Prüfpunkte für eine belastbare Einführung
Vor dem Start sollten Verantwortlichkeiten, AV-Verträge, technische und organisatorische Maßnahmen, Löschkonzept, Zugriffsrechte, Gesprächsaufzeichnung und Hinweise für Betroffene dokumentiert werden. Bei besonderen Datenkategorien oder sensiblen Branchen ist eine fachliche Datenschutzprüfung besonders wichtig.
- Anrufarten und Zuständigkeiten festlegen.
- Nur notwendige Angaben im Gesprächsleitfaden erfassen.
- Rückruf-, Termin- und Eskalationswege definieren.
- Übergaben mit dem Team testen und regelmäßig nachschärfen.
Praktische Abfragepunkte
| Anrufart | Hilfreiche Angaben | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Zweck | Warum wird der Anruf verarbeitet? | Zweckbindung dokumentieren |
| Datenumfang | Welche Angaben sind wirklich nötig? | Leitfaden auf Datenminimierung prüfen |
| Dienstleister | Wer verarbeitet Daten im Auftrag? | AV- und Subunternehmerprüfung |
| Speicherung | Wie lange werden Inhalte vorgehalten? | Lösch- und Zugriffskonzept festlegen |
Häufige Fragen
Ist jeder KI-Telefonassistent automatisch DSGVO-konform?
Nein. Die Konformität hängt von der konkreten Konfiguration, den Dienstleistern und den dokumentierten Prozessen ab.
Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Das hängt von den Rollen der beteiligten Unternehmen ab und sollte anhand des konkreten Dienstleisterverhältnisses geprüft werden.
Darf ich Gespräche aufzeichnen?
Gesprächsaufzeichnungen haben besondere rechtliche Anforderungen und sollten nicht ohne klare Rechtsgrundlage und Information eingesetzt werden.
Ersetzt diese Seite eine Datenschutzberatung?
Nein. Sie ist eine praktische Prüfliste und keine Rechtsberatung.