Jeder Anruf. Ihre Regeln.
Deutschlandweit für Unternehmen. KI‑gestützt, persönlich oder kombiniert. Rund um die Uhr, mit klarer Übergabe an Ihr Team.
Wer nicht durchkommt, ruft selten ein zweites Mal an — sondern den Nächsten auf der Liste. Stellen Sie die Regler auf Ihre Zahlen. Die Rechnung ist offengelegt, damit Sie sie nachprüfen können. Für die Einordnung von Telefonservice-Kosten zählt nicht nur ein Monatspreis, sondern der tatsächliche Ablauf.
Aus Anfragen, die nie ein Gespräch geworden sind. Diese Summe steht in keiner Buchhaltung — sie fehlt einfach.
Kunden, die stattdessen beim Wettbewerb angerufen haben.
Entspricht rund 2 Arbeitstagen pro Monat à 8 Stunden.
Rechenbeispiel mit den voreingestellten Annahmen: Bei 300 Anrufen im Monat, 22 % unbeantworteten Anrufen, 35 % Neu- und Auftragsanfragen, 30 % Abschlussquote und 850 € durchschnittlichem Auftragswert ergeben sich rechnerisch rund 70.686 € pro Jahr. Die Annahmen sind veränderbar; das Beispiel ist keine Marktzahl, Prognose oder Umsatzgarantie.
Es gibt nicht die eine richtige Antwort — es gibt die richtige für Ihr Anrufaufkommen. Wir prüfen im Erstgespräch, welche Betriebsart trägt, und Sie können jederzeit wechseln.
Nimmt jeden Anruf sofort an, führt ein natürliches Gespräch und handelt selbstständig — auch nachts, am Wochenende und wenn zehn Leute gleichzeitig anrufen.
Der Assistent nimmt jeden Anruf in Sekunden an. Wird es komplex, emotional oder wertvoll, übernimmt nahtlos ein Mensch — ohne dass der Anrufer neu anfangen muss.
Geschulte Servicemitarbeitende melden sich mit Ihrem Firmennamen, kennen Ihre Abläufe und führen das Gespräch so, wie Sie es selbst führen würden.
Die Reihenfolge ist fix, der Inhalt jedes Schritts gehört Ihnen. Sie geben Begrüßung, Fragen, Regeln und Zielsysteme vor.
Nicht das Bruttogehalt ist die Zahl, die zählt — sondern die Arbeitgeber-Gesamtkosten geteilt durch die Stunden, die tatsächlich abgedeckt sind. Hier ist die Rechnung, Position für Position.
| Kostenposition | Eigene Empfangskraft | AI Office |
|---|---|---|
| Bruttogehalt p. a. | 34.800 € | — |
| Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 21 %) | 7.308 € | — |
| Arbeitsplatz, Hardware, Telefonie, Software | 3.600 € | — |
| Vertretung bei Urlaub und Krankheit | 4.200 € | entfällt |
| Recruiting, Einarbeitung, Fluktuation (anteilig) | 2.500 € | entfällt |
| Gesamtkosten pro Jahr | 52.408 € | AI Office Erstgespräch + Testeinrichtung: 0 € |
| Tatsächlich abgedeckte Stunden p. a. | ca. 1.700 h | 8.760 h |
| Kosten je abgedeckter Stunde | 30,83 € | Regelbetrieb: individuelles Angebot nach Anrufvolumen und Ablauf |
| Erreichbar nachts, am Wochenende, an Feiertagen | nein | ja |
| Gleichzeitige Gespräche | 1 | unbegrenzt (KI-Betrieb) |
| Ausfallrisiko durch Krankheit oder Kündigung | hoch | keines |
| Lückenlose Protokollierung jedes Gesprächs | manuell | automatisch |
Annahmen: 2.900 € Bruttomonatsgehalt · 1.700 Nettoarbeitsstunden nach Abzug von Urlaub, Feiertagen und Krankheitstagen · 8.760 h = 365 Tage × 24 h. Die Positionen sind bewusst offengelegt, damit Sie mit Ihren eigenen Zahlen gegenrechnen können.
Überall dort, wo die Person, die den Auftrag ausführt, dieselbe Person ist, die ans Telefon gehen müsste, entsteht die Lücke — und der Wettbewerb füllt sie.
Während der Makler in der Besichtigung ist, gehen Interessentenanfragen verloren. Strukturierte Annahme und Protokoll verhindern das.
Terminvergabe, Rezeptanfragen und Absagen ohne Dauerbesetzt am Empfang — die Praxiskraft bleibt beim Patienten.
Mandantenanfragen werden vorqualifiziert und dokumentiert, statt Konzentration im Fristenlauf zu zerreißen.
Rohrbruch oder Heizungsausfall nachts: Wer entscheidet, ob geweckt wird? Klare Stichwortlogik und Eskalationsregeln sichern den Betrieb.
Servicetermine und Ersatzteilanfragen laufen weiter, während die Annahme am Fahrzeug steht.
Eingehende Projektanfragen werden qualifiziert, bevor sie Ihren Kalender kosten. Support-Tickets entstehen automatisch.
Angehörigenanrufe, Rückrufwünsche und organisatorische Anliegen nach einem klaren Leitfaden aufnehmen; Dringliches nach vorgegebenen Regeln an die Rufbereitschaft weitergeben.
Bestell-, Retouren- und Statusfragen abgefangen, bevor sie zur negativen Bewertung werden.
Ja. AI Office wird von SH Schmidt Consulting mit Sitz in Berlin angeboten. Die Lösung ist für Unternehmen in Berlin und deutschlandweit konzipiert. Abstimmung, Einrichtung und laufende Betreuung können je nach Bedarf remote erfolgen.
Ja. AI Office richtet Telefonassistenz für Unternehmen an unterschiedlichen Standorten in Deutschland ein. Vor dem Start klären wir, welche Rufumleitung sowie welche Kalender-, Postfach- oder CRM-Anbindungen zu Ihrer vorhandenen Telefonie und Ihren Abläufen passen.
In der Regel dauert die Einrichtung etwa fünf Werktage, sobald die benötigten Informationen und Zugänge vorliegen. Dazu gehören Anrufszenarien, Begrüßung, Rufumleitung sowie auf Wunsch die Anbindung von Kalender, Postfach oder CRM. Den konkreten Ablauf stimmen wir vorab ab.
In der Regel ja. Ihre bestehende Rufnummer kann über eine Rufumleitung an den Telefonservice angebunden werden. Ob die Weiterleitung jederzeit, nur außerhalb der Geschäftszeiten oder bei besetzter Leitung greift, wird mit Ihnen und den Möglichkeiten Ihres Telefonanbieters abgestimmt.
AI Office stimmt Verarbeitung, Informationshinweise, Löschfristen und erforderliche Unterlagen mit den eingesetzten Services ab. Je nach gewählter Lösung gehören dazu etwa EU-Verarbeitung und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Die konkrete Ausgestaltung richtet sich nach Betriebsart und Anforderungen Ihres Unternehmens.
Der erste Schritt ist ein unverbindliches Gespräch über den Terminlink auf der Startseite oder direkt per Telefon und E-Mail. Dabei besprechen wir Ihre Anrufarten, Erreichbarkeitszeiten und mögliche Übergaben. Danach erhalten Sie eine auf Ihren Betrieb abgestimmte Empfehlung für die nächsten Schritte.
Technik allein löst kein Erreichbarkeitsproblem. Entscheidend ist, welche Anliegen wie behandelt werden, wann eskaliert wird und wo die Daten am Ende landen. Genau das ist meine Arbeit.
AI Office ist das Angebot von SHS Consulting aus Berlin für telefonische Erreichbarkeit. Hinter der Einrichtung stehen über 25 Jahre in Prozess-, Qualitäts- und Projektmanagement in der Industrie — mit dem entsprechenden Blick auf Abläufe, Schnittstellen und Dokumentation.
Ich wähle die passende Betriebsart aus, schreibe den Gesprächsleitfaden gemeinsam mit Ihnen, binde Ihre Systeme an und begleite den Betrieb. Sie haben einen Ansprechpartner, keine Hotline.
Transparenzhinweis: AI Office ist Vertriebs- und Einrichtungspartner, nicht der ausführende Betreiber. Der KI-Telefonassistent läuft technisch über Fonio.ai, der persönliche Telefonservice über eBuero. Die Lizenz schließen Sie direkt mit dem jeweiligen Anbieter; ich erhalte dafür eine Provision. Meine Beratungs- und Einrichtungsleistung rechne ich getrennt davon mit Ihnen ab.
Ich richte Ihnen einen KI-Telefonassistenten ein, der auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist — Ihre Begrüßung, Ihre häufigsten Anliegen, Ihre Regeln. Dann rufen Sie ihn an und hören selbst, was Ihre Kunden hören würden. Keine Demo von der Stange, sondern Ihr Fall.
Sie brauchen dafür weder mich noch ein Gespräch. Der Assistent baut sich aus den Inhalten Ihrer Website und ruft Sie anschließend selbst an.
Werbung / Affiliate-Link · Läuft direkt beim Anbieter · kostenlose Sofort-Demo auf Deutsch
Die Sofort-Demo zeigt das Prinzip. Wenn Sie hören wollen, wie es mit Ihren echten Anliegen klingt, baue ich Ihnen das — ebenfalls kostenlos.
Ihr Aufwand: ein Gespräch, rund 30 Minuten · keine Rufumleitung · kein Zugriff auf Ihre Systeme
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihr tatsächliches Anrufaufkommen, rechnen die Lücke durch und Sie bekommen eine klare Empfehlung — auch dann, wenn diese lautet, dass sich der Aufwand für Sie nicht lohnt.
30 Minuten · unverbindlich · Google Kalender zeigt nur freie Zeiten · ohne Vertrag · ohne Zahlungsdaten
Ich bin Sascha H. Schmidt, Gründer von SH Schmidt Consulting in Berlin. Mit AI Office plane ich Telefonprozesse so, dass Anrufarten, Übergaben, Zuständigkeiten und Eskalationen vor dem Start nachvollziehbar festgelegt sind.
AI Office richtet sich an Unternehmen in Berlin und deutschlandweit. Die Technik ersetzt keine fachliche Entscheidung: Ich kläre mit Ihnen, welche Anliegen nach festen Regeln aufgenommen werden können und wann Ihr Team oder eine Bereitschaft übernimmt.
Vertiefen Sie die passende Lösung für Ihren Standort, Ihre Erreichbarkeit und Ihren gewünschten Grad an Automatisierung.
Buchen Sie Ihr Erstgespräch direkt über den Kalender oder wählen Sie Ihr Anliegen. Ihre Anfrage kommt direkt bei mir an und wird persönlich beantwortet.
